Statutes

The basic text of the statutes is the French one. The English text is nothing but a mere translation of the original French version, which remains the only legal one. 

PREAMBLE
The International Academy for Genealogy was founded in Turin, Italy, on 22nd September 1998, in order to join together competent specialists in genealogy representing the various cultural areas in the world.

The Academy is governed by the following rules :

Article 1 – Status
International Academy of Genealogy  ̶  hereafter called the Academy  ̶  is a non-profit organization subject to both the French law of 1st July 1901 and the French decree of 16th August 1901; it is a legal entity.

Article 2 – Goals
The Academy aims at centralizing and coordinating the studies and scientific research in the field of genealogy, with the largest possible international cooperation, and at circulating them. Its goal is to determine the place of genealogy in the modern structure of social sciences, to study its correlation with other scientific fields, to coordinate various works, to provide researchers with appropriate working tools, to organize congresses and colloquiums, to publish articles and larger studies focused on genealogy, and to circulate all kinds of information related to this particular field of the social sciences. 

Article 3 – Head office
The Academy has its international head office at 45 quai Carnot, F-92210 Saint-Cloud in France. It may be transported to any other place in the world, if the executive board makes that decision.
The sessions of the Academy may be held anywhere else. 

Article 4 – Duration
The duration of the Academy is unlimited, except in case of dissolution (see below, article 14). 

Article 5 – Members
1. The Academy is composed of specialists renowned for their skills or studies, and for their acknowledged interest in genealogy. They are divided into titular members and associate members.
2. The titular members are called "academicians"; their number is limited to 100.
3. The number of associate members is unlimited. 

Article 6 – Admission of members
1. The Academy selects its members according to their scientific competence and to their geographical distribution, which should be as large as possible.
2. Applicants can only be presented and promoted by a member of the executive board or an honorary member – applications made directly to the Academy by the applicants or their close acquaintance are not accepted.
3. The admission of applicants must be approved of by a majority of members of the executive board, with whom honorary members may vote whenever they are present or represented at the poll. The voting members decide whether the applicant will be admitted as an academician or an associate member.
4. The general meeting rules without having to unveil the grounds of each decision. In order to be admitted, applicants must obtain the votes of two thirds, at least, of the present or represented academicians. 

Article 7 – Dismissal of members
1. Any member of the Academy may resign with a letter addressed to the chairman, who will impart this resignation at the next general meeting.
2. Any member who fails to pay annual fees for three consecutive years, with no regard for reminders, will be automatically considered as resigning.
3. The general meeting, upon a motion put by the executive board, may expel a member with an immediate effect and without having to unveil the grounds of this decision. The person concerned, though, or any representative, may be heard first at the general meeting. 

Article 8 – General meeting – Organization
The general meeting of the Academy is held at least once a year.
It is called together one month before by the executive board and presided over by the chairman or one of the vice-chairmen.
Only titular members, or academicians, may vote. They can be represented by another academician, to whom they have to give a written proxy. The representative may vote freely, with no binding mandate. Each academician has one vote. No academician may have more than five votes in addition to his or her own.
The general meeting always rules validly, regardless of the number of present or represented academicians. A minimum quorum of two thirds is still required, though, for any dissolution (see article 14).
All the decisions at the general meeting are taken by an absolute majority of the present or represented academicians. The elections require an absolute majority at the first round and a relative majority at the second round. If the poll ends in a tie, the chairman has a casting vote. Special majorities are still required, though, for the admission of members (article 6), the amendment of the statutes (article 8), and the dissolution (article 14). The academicians vote by show of hands, unless a secret ballot is requested by one of them.
Associate members may attend the general meeting and share in discussions, but they are not allowed to vote. 

Article 9 – General meeting – Powers
The general meeting is the supreme entity of the Academy.
The general meeting hears and approves of the chairman’s report and the treasurer’s report about their activities during the year.
The general meeting elects for five years, from among the academicians, all the members of the executive board, who may be re-elected.
It chooses for five years, from among the members of the executive board, the chairman of the Academy, who may be re-elected.
It assesses the financial contribution of the academicians and associate members for the following year.
It adopts and amends the statutes with a majority of two thirds of the present or represented academicians. 

Article 10 – Executive board – Organization
The executive board of the Academy is composed of:
- A chairman, who cannot remain in office beyond the age of 75.
- One or two vice-chairmen ; in the latter case, there is a first vice-chairman ranking above the second vice-chairman.
- A treasurer.
- A secretary general.
- One or two members called "counselors", who are responsible for special missions.
There cannot be in the executive board more than two members with the same nationality.
The members of the executive board are called together at least four weeks in advance by the chairman, a vice-chairman or, failing them, by the earliest member.
The executive board rules validly if at least half of its members are present or represented. No present member can have more than two proxies.
The decisions of the executive board are taken by an absolute majority at the first round and by a relative majority at the second one. If the poll ends in a tie, the chairman has a casting vote. 

Article 11 – Executive board – Powers
The executive board carries out all the decisions taken at the general meeting. It runs and represents the Academy. It determines the general line, takes care of all the international relations of the institution and establishes the program of activities of the Academy.
It draws up the minutes of its sessions and of the general meeting ; the minutes shall be signed by the one who presided over the executive board session or the general meeting and by their drafter.
It looks after the international cooperation undertaken by the Academy and under its patronage, and takes care of the successful implementation of any commitments in this field.
It is responsible for everything that is not covered by the general meeting. 

Article 12 – Representation
The Academy is committed by the double signature of the chairman, or a vice-chairman, and one member of the executive board. 

Article 13 - Finance
1. Annual fees, grants, donations and legacies contribute to the resources of the Academy, the members of which are only bound to pay their annual fees.
2. The sale of books, publications or any other support under the patronage of the Academy, as well as payment for services rendered, are also involved in financing the Academy.
3. The treasurer, on behalf of the executive board, runs the finances of the Academy and reports each year his financial activity at the general meeting.
4. The expenses entailed by the work of the Academy are authorized by the chairman, with the advice of the treasurer, and are based on the budget discussed and agreed during the executive board sessions. 

Article 14 – Dissolution
The dissolution of the Academy may only by decided at the general meeting, and voted by a majority of two thirds of the academicians. In case of dissolution, the assets of the Academy, its books and publications, will be offered to an institution with a similar purpose or to a large public library. 

Article 15 – Rules of Procedure
The organization of colloquiums and congresses, as well as the standards for the scientific activities of the Academy, will be determined in rules of procedure prepared by the executive board and submitted to the general meeting.

 

STATUTS


PRÉAMBULE
L'Académie Internationale de Généalogie est fondée à Turin (Italie) le 22 septembre 1998 en vue de regrouper des spécialistes compétents en généalogie et qui représentent les diverses aires culturelles du monde.

L'Académie est régie par les statuts suivants : 

Article premier – Forme
L'Académie Internationale de Généalogie (dénommée ci-après l'Académie) est une association au sens de la loi française du 1er juillet 1901 et du décret du 16 août 1901 ; elle possède la personnalité juridique.

Article 2 – Buts
L'Académie a pour but de centraliser et de coordonner les études et les recherches scientifiques dans le domaine de la généalogie, en s'appuyant sur la plus large coopération internationale possible, et d'en faire la diffusion. Elle se propose de définir la place de la généalogie dans l'organigramme moderne des sciences humaines, d'étudier ses corrélations avec d'autres disciplines, de coordonner les travaux, de doter les chercheurs d'instruments de travail appropriés, d'organiser des congrès et des colloques, de publier des procès-verbaux et mémoires autour du thème de la généalogie et de diffuser toutes informations relatives à cette discipline scientifique, sociologique et humaine.

Article 3 – Siège
L'Académie a son siège international 45, quai Carnot F-92210 Saint-Cloud en France. Il pourra être transféré dans tout autre lieu dans le monde par simple décision du Bureau.
Les réunions de l'Académie pourront se tenir en dehors du siège.

Article 4 – Durée
La durée de l'Académie est illimitée, sauf cas de dissolution (infra article 14).

Article 5 – Membres
1. L'Académie est formée de spécialistes reconnus pour leurs compétences ou leurs travaux, qui portent un intérêt qualifié à la généalogie. Elle comprend des membres titulaires et des membres associés.
2. Les membres titulaires sont dits « académiciens » ; leur nombre est de 100 au maximum.
3. Le nombre des membres associés n'est pas limité.

Article 6 – Entrée des membres
1. L'Académie choisit ses membres en tenant compte de leurs compétences scientifiques et selon une répartition géographique aussi large que possible.
2. Les candidatures sont présentées et parrainées par l'un ou l'autre des membres du bureau ou des membres d'honneur – les candidatures adressées directement à l'Académie par l'intéressé ou ses proches ne sont pas recevables.
3. L'admission des candidatures se fait à la majorité des membres du bureau auxquels, lorsqu'ils sont présents ou se sont fait représenter, sont associés les membres d'honneur. Ils décident si le candidat sera académicien ou membre associé.
4. L'assemblée générale décide sans avoir à donner les motifs de sa décision. Pour être admis, le candidat doit recueillir les voix des deux tiers au moins des membres présents ou représentés.

Article 7 – Sortie des membres
1. Tout membre de l'Académie peut donner sa démission en en prévenant par écrit le président qui présentera cette démission à l'assemblée générale suivante.
2. Tout membre n'ayant pas payé sa cotisation pendant trois années consécutives, malgré les rappels, sera considéré comme démissionnaire d'office.
3. Sur proposition du bureau, l'assemblée générale peut exclure un membre avec effet immédiat, sans qu'elle ait à faire connaître les motifs de sa décision, mais après que l'intéressé, ou son représentant, ait pu être entendu par l'assemblée générale.

Article 8 – Assemblée générale – Organisation
L'assemblée générale de l'Académie se réunit au moins une fois l'an.
Elle est convoquée un mois à l'avance par le bureau et présidée par le président ou l'un des vice-présidents.
Seuls les membres titulaires académiciens votent les résolutions. Ils peuvent se faire représenter par un autre académicien auquel ils auront donné une procuration écrite. Ce dernier use de ces pouvoirs sans mandat impératif. Chaque académicien a droit à une voix. Chaque académicien ne peut disposer de plus de cinq voix en plus de la sienne.
L'Assemblée siège valablement quel que soit le nombre d'académiciens présents ou représentés. Demeure toutefois réservé le quorum minimum des deux tiers requis pour la dissolution (voir l'article 14).
L'Assemblée prend ses décisions à la majorité absolue des voix des académiciens présents ou représentés. Les élections requièrent la majorité absolue au premier tour ou relative au second tour. En cas d'égalité de voix, la voix du président est prépondérante. Demeurent réservées les majorités spéciales requises pour l'admission des membres (article 6), pour la modification des statuts (article 8) ou la dissolution (article 14). On procède à main levée sauf si le scrutin secret est demandé par un membre.
Les membres associés assistent à l'assemblée générale, participent aux débats mais ne votent pas.

Article 9 – Assemblée générale – Compétences
L'Assemblée générale est le pouvoir suprême de l’Académie.
L'Assemblée générale entend et approuve le rapport d'activité et le rapport financier du bureau consacrés à la période examinée.
L'Assemblée générale élit parmi les académiciens, pour cinq ans, les membres du bureau ; ceux-ci sont rééligibles.
Elle nomme un président parmi les membres du bureau, pour cinq ans ce président est rééligible.
Elle fixe les cotisations des académiciens et des membres associés pour l'année suivante.
Elle adopte et modifie les statuts à la majorité des deux tiers des académiciens présents ou représentés.

Article 10 – Le Bureau – Organisation
Le bureau de l'Académie comprend :
– un président ; il ne peut rester en exercice au delà de 75 ans.
– un ou deux vice-présidents ; dans ce dernier cas, il est parlé d'un ler vice-président lequel a rang sur le 2ème vice-président.
– un trésorier
– un secrétaire général
– un ou deux membres appelés "conseillers" et chargés de missions spécialisées
Il ne peut y avoir au sein du bureau plus de deux membres possédant la même nationalité.
Le bureau est convoqué au moins 4 semaines à l'avance par le président, un vice-président ou, à défaut, par le plus ancien membre.
Le bureau siège valablement lorsque la moitié au moins de ses membres est présente ou représentée. Chaque membre présent ne peut disposer de plus de 2 procurations.
Le bureau prend ses décisions à la majorité absolue au premier tour et à la majorité relative au second. En cas d'égalité de voix, la voix du président est prépondérante.

Article 11 – Le bureau – compétence
Le bureau exécute les décisions de l'assemblée générale. Il administre et représente l’Académie. Il en fixe la ligne de conduite, assure les relations internationales de l'institution et établit le programme d'activités de l'Académie.
Il établit les procès-verbaux écrits de ses séances et des assemblées générales ; ces procès-verbaux sont signés de la personne qui a présidé la séance ou l'assemblée et de leur rédacteur.
Il veille à la coopération internationale entreprise par l'Académie et sous ses auspices et à la bonne exécution des engagements éventuellement pris dans ce domaine.
Il est chargé de tout ce qui ne relève pas de l'assemblée générale.

Article 12 – Représentation
L'Académie est engagée par la signature collective à deux du président, ou d'un vice-président, et d'un membre du bureau.

Article 13 – Finances
1. Les cotisations, les subventions, les dons et les legs contribuent aux ressources de l'Académie ; ses membres ne sont responsables qu'à concurrence du montant de leurs cotisations.
2. La vente d'ouvrages, de publications ou de tout support sous l'égide de l'Académie, la rétribution de services rendus, participent également au financement de celle-ci.
3. Le trésorier, pour le compte du bureau, gère les finances de l'Académie et rend compte chaque année en assemblée générale des résultats de la gestion.
4. Les dépenses nécessitées par le fonctionnement de l'Académie sont ordonnancées par le Président, avec l'avis du trésorier, sur la base du budget discuté et arrêté au cours des réunions du bureau.

Article 14 – Dissolution
Seule l’assemblée générale peut voter la dissolution de l'Académie. Celle-ci n'est possible qu'à la majorité des deux tiers des académiciens. En cas de dissolution, les biens de l'Académie, ou les ouvrages et publications qui sont sa propriété, seront offerts à une institution poursuivant un but similaire ou à une grande bibliothèque publique.

Article 15 – Règlement intérieur
L'organisation des colloques et congrès ainsi que les normes concernant les activités scientifiques de l'Académie, seront définies dans un règlement intérieur préparé par le bureau et soumis à l’assemblée générale.